EscuadraCómo hacer un invoice (factura) en inglés para trabajos de construcción
Un invoice es la factura que le mandas al cliente para cobrar. En inglés siempre lleva lo mismo: quién cobra, a quién, qué se hizo, cuánto es, qué ya te pagaron y para cuándo pagar el resto. Aquí está cada parte con su traducción, un ejemplo de factura de construcción y las frases para mandarla.
Estimado, invoice y recibo: cuál es cuál
| Documento | En inglés | Cuándo se manda |
|---|---|---|
| Estimado o presupuesto | Estimate (o quote) | Antes del trabajo: lo que vas a hacer y cuánto costará. |
| Factura | Invoice | Cuando terminas (o por etapas): lo que el cliente debe pagar y para cuándo. |
| Recibo | Receipt | Cuando te pagan: cuánto recibiste y cuánto falta. |
En EE. UU. no hay un folio del gobierno para la factura: el número lo pones tú y solo tiene que no repetirse (0001, 0002, 0003…). Lo que sí importa es que el cliente entienda qué está pagando.
Las partes de un invoice en inglés
| En el invoice | En español | Qué pones |
|---|---|---|
| INVOICE | Factura | El título, arriba y grande. |
| Invoice # | Número de factura | Un número que no se repita. |
| Date | Fecha | El día que haces la factura. |
| Due date | Fecha límite de pago | Upon receipt (al recibir), una fecha, o Net 15 / Net 30 (15 o 30 días). |
| Bill to | Facturar a | Nombre del cliente y su teléfono o email. |
| Job site | Dirección de la obra | Dónde hiciste el trabajo. |
| Description | Descripción | Qué hiciste, en palabras que entienda el cliente. |
| Qty · Unit | Cantidad · unidad | 42 sheets, 1,200 sq ft, 1 lump sum (precio global). |
| Unit price | Precio unitario | Tu precio por cada unidad. |
| Amount | Importe | Cantidad × precio unitario. |
| Subtotal | Subtotal | La suma de los renglones. |
| Tax | Impuesto | Solo si te toca cobrarlo (abajo te explicamos). |
| Total | Total | Subtotal + impuesto. |
| Paid · Deposit | Pagado · anticipo | Lo que el cliente ya te dio. |
| Balance due | Saldo pendiente | Lo que falta por pagar. |
| How to pay | Cómo pagar | Zelle, Cash App, Venmo o Checks payable to… (cheques a nombre de…). |
| Lic. | Licencia | Tu número de licencia de contratista, si tienes. |
Ejemplo: factura de un trabajo de drywall
| Description | Qty | Unit | Unit price | Amount |
|---|---|---|---|---|
| Drywall hanging | 42 | sheet | $18.00 | $756.00 |
| Drywall taping and finishing | 1,200 | sq ft | $1.25 | $1,500.00 |
| Remove old bathroom tile | 1 | lump sum | $350.00 | $350.00 |
| Drywall sheet 4×8 | 42 | sheets | $14.98 | $629.16 |
Los renglones suman $3,235.16 (Subtotal). Con impuesto de 8.25% ($266.90) el Total es $3,502.06. El cliente ya mandó $1,500.00 de anticipo por Zelle (Paid), así que el Balance due queda en $2,002.06, a pagar en 15 días.
¿Le cobro impuesto (sales tax)?
Depende del estado y del tipo de trabajo. En unos estados el contratista paga el impuesto cuando compra el material y no se lo cobra aparte al cliente; en otros se le cobra al cliente, y la regla puede cambiar si es reparación o construcción nueva. Antes de ponerlo, pregúntale a tu contador o a la oficina de impuestos de tu estado. Si no te toca, deja el impuesto en 0: la factura queda bien igual.
Plazos, anticipos y abonos en inglés
| En inglés | En español | Cómo se usa |
|---|---|---|
| Upon receipt / Due on receipt | Al recibir | El cliente paga cuando recibe la factura. |
| Net 15 · Net 30 | A 15 · 30 días | Tiene 15 o 30 días desde la fecha de la factura. |
| Deposit | Anticipo | Lo que pides para agendar o comprar material. |
| Partial payment / Progress payment | Abono / pago por avance | Pagos durante el trabajo. |
| Final payment | Pago final | Lo último que se paga al terminar. |
| Change order | Orden de cambio | Trabajo extra que no estaba en el estimado: escríbelo aparte y que el cliente lo apruebe. |
| Late fee | Cargo por atraso | Solo si lo acordaron por escrito antes. |
Frases para mandar la factura
| En inglés (lo que mandas) | Qué quiere decir |
|---|---|
| Hi Mrs. Smith, attached is the invoice for the drywall work. | Hola, Sra. Smith, le mando la factura del trabajo de drywall. |
| The balance due is $2,002.06, due by November 8. | El saldo pendiente es de $2,002.06 y vence el 8 de noviembre. |
| You can pay by Zelle to (your email or phone). | Puede pagar por Zelle a (tu email o teléfono). |
| Checks payable to García Concrete LLC. | Cheques a nombre de García Concrete LLC. |
| This is a friendly reminder that invoice #0008 is due on November 8. | Le recuerdo que la factura #0008 vence el 8 de noviembre. |
| We received your payment. Thank you! | Recibimos su pago. ¡Gracias! |
| Please let me know if you have any questions. | Avíseme si tiene alguna pregunta. |
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Cómo hacer el invoice desde el celular
- Arma el estimado en español en Escuadra (o empieza directo como factura).
- Cuando el cliente diga que sí, ábrelo en el historial y toca Hacer factura: los renglones pasan solos.
- Elige cuándo vence: al recibir, 7, 15 o 30 días.
- Registra lo que te pagaron (anticipo por Zelle, cheque, efectivo…). El saldo se calcula solo.
- Manda el PDF en inglés por WhatsApp o email. Cuando te paguen todo, manda el recibo: sale PAID IN FULL.
Tu Zelle, Cash App, Venmo o a nombre de quién van los cheques lo pones una vez en Ajustes y sale en cada factura. ¿Prefieres llenarla a mano? Usa la plantilla de invoice en inglés (PDF gratis).
Preguntas
¿Invoice y factura es lo mismo?
Sí. Invoice es la factura o cuenta de cobro que le mandas al cliente. No necesitas un folio del gobierno: tú pones el número.
¿Qué significa Net 30?
Que el cliente tiene 30 días desde la fecha de la factura para pagar. Net 15 son 15 días; Upon receipt, al recibirla.
¿Qué pongo si el cliente ya me dio anticipo?
Ponlo en Paid o Deposit received y lo que falta en Balance due. Cuando te pague el resto, manda un recibo.
¿Puedo hacer un invoice gratis desde el celular?
Sí: la plantilla PDF se llena en el celular con una app que llene formularios PDF (por ejemplo Adobe Acrobat Reader) o se imprime. En Escuadra puedes armar la factura y ver la muestra gratis; mandarla sin marca de agua es parte de Pro.
¿La factura tiene que ir en inglés?
Si tu cliente habla inglés, mándasela en inglés para que entienda qué está pagando. Tú puedes escribirla en español: en Escuadra el PDF sale en inglés.